Protocolo para preparar una VideoConferencia

A.- PREPARACION PREVIA

1.- ESPACIO FÍSICO
El número de participantes, así como los equipos, tienen un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.

Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, basta con una sala de juntas.

Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales

2.- LA ILUMINACIÓN
Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras.

Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, procurando no utilizar bombillos incandescentes

3.- ACÚSTICA
La sala de reunión debe ofrecer una acústica de buena calidad Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando cortinas, persianas, tapete, un cielo raso que esconda los bombillos para producir una luz indirecta y evitar los ruidos externos.


4.- SELECCIÓN DE REDES Y EQUIPOS
· Un codec de videoconferencia con soporte H.323, SIP o H.320 (usuarios de líneas ISDN).
· Un sistema de visualización, Televisor, video beam, Pantalla LCD, entre otros.
· Un sistema de audio, el cual puede ser el audio de un TV
· Un PC.
· Canales de comunicaciones: acceso a Internet, Red IP, líneas ISDN.

B.- EMISION
5.- PRESENTACIÓN PERSONAL
Colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta.

Selección del vestuario:

Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar.
Igual las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos.
Se deben evitar las telas que producen ruido
Igual se deben evitar los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.

Maquillaje, joyas y gafas
Evitar las sombras demasiado oscuras
Un labial oscuro se ve aún más oscuro.
Evitar un rubor que oscurezca las mejillas.
Joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo.
Los aretes, cuando son más grandes que los ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara.
Evite gafas oscuras,

El Cabello
Las damas evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante.
Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.


La postura
Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla.
Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo.
Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala.Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.